Co oznacza workflow i BPM?

27.04.2023

Optymalizacja i automatyzacja niektórych procesów w firmie może przynieść wymierne korzyści. W dużych przedsiębiorstwach, gdzie jednocześnie prowadzi się wiele czynności, trudno jest czasem zachować kontrolę i egzekwować powierzone zadania. Dlatego firmy decydują się na wykorzystanie nowoczesnych systemów optymalizujących pracę. Jednymi z popularniejszych są rozwiązania BPM oraz workflow. Na czym one polegają?

BPM czyli zarządzanie procesami biznesowymi

Pod tym skrótem, będącym akronimem angielskiego zwrotu Business Process Management kryje się seria działań powiązanych ze sobą, które mają na celu rozwiązanie konkretnego problemu lub osiągnięcie zamierzonego efektu. Proces biznesowy stanowi odpowiedź na zaistniałe potrzeby klientów i tworzony jest najczęściej w celu ich zaspokojenia. System BPM może opisywać różne segmenty biznesu, w tym m.in.:
•    procesy zarządcze, które optymalizują strukturę organizacji pracy,
•    procesy operacyjne, wspomagające kreowanie wartości przez firmę,
•    procesy pomocnicze, wspierające główne procesy przedsiębiorstwa.

Business Process Management opiera się na całościowym podejściu do zarządzania przedsiębiorstwem po to, by dostosować je do potrzeb klientów. Struktura zarządzania w firmie cały czas jest ulepszana, a BPM określany jest właśnie jako proces optymalizacji procesów organizacyjnych jednostki. Jego zastosowanie pomaga zyskać przewagę konkurencyjną i dostosować biznes do zmiennych warunków rynku.

Workflow poprawi wydajność pracy w firmie

Pojęcie "workflow" przetłumaczone dosłownie na język polski oznacza przepływ pracy. Niekiedy może być ono traktowane jako przepływ informacji między poszczególnymi grupami pracowników. To system prowadzenia działań realizowanych przez różne grupy osób zatrudnionych, który został wcześniej zdefiniowany przez zespół zarządzający. Wokflow łączy pracowników czasem odrębnych działów, którzy realizują te same działania i jednocześnie nie mają wglądu w funkcjonowanie całości struktury procesu.

System wykorzystywany jest do optymalizacji i kontroli niektórych procesów biznesowych. Narzędzia workflow mogą być przydatne na przykład do obsługi czynności związanych z generowaniem standardowych dokumentów, takich jak umowy, faktury czy firmowa korespondencja. To również świetne narzędzia do optymalizacji procesów pracy, związanych z kontrolą postępów czy udzielaniem urlopów. System workflow usprawnia przepływ informacji, przyspiesza wykonanie zadań i umożliwia zachowanie kontroli nad wszystkimi podejmowanymi działaniami.

Czym różni się system BPM od workflow?

System BPM ma szersze znaczenie i często stosowane jest w celach strategicznych. Przytoczone procesy mają pomóc we wskazaniu, które rozwiązania działają dobrze, a które źle. Celem stosowania BPM jest więc optymalizacja procesów poprzez zbadanie poprawności aktualnie stosowanych rozwiązań z uwzględnieniem wszystkich elementów składowych. System BPM odznacza się wysokim stopniem trudności wdrożenia.

System workflow ma najczęściej pomóc rozwiązać konkretny problem związany z organizacją pracy. W odróżnieniu od systemu BPM, przy workflow większy nacisk kładzie się na precyzyjne zdefiniowanie działań warunków oraz reguł. Technika najczęściej dotyczy jednego bytu, na przykład faktury lub umowy, dlatego wdrożenie systemu jest zdecydowanie prostsze.

TOP