Elektroniczny obieg dokumentów – jak można usprawnić w firmie?

Jeszcze nie tak dawno wiele przedsiębiorstw korzystało ze standardowego obiegu papierowych dokumentów. Firmy rzadko decydowały się na automatyzację procesów, ponieważ rozwiązania informatyczne nie były jeszcze tak zaawansowane. Globalizacja rynku oraz inne czynniki jak pandemia COVID-19 znacząco zmieniły jednak nasze postrzeganie. Obsługa elektronicznych dokumentów stała się wręcz pożądana, a wielu jednocześnie zauważyło, że taki sposób przetwarzania ma wiele zalet...

Tradycyjny system obiegu już tylko w mikroprzedsiębiorstwach?

Małe firmy nie mają większego problemu z zachowaniem porządku w dokumentach. Tradycyjny system obiegu obejmował zbieranie papierowych faktur i umów, ich katalogowanie oraz przechowywanie przez określony czas. Takie rozwiązanie jest efektywne w przypadku, gdy obsługujemy procesy na małą skalę. Przy większych przedsiębiorstwach system wydaje się być mało efektywny. Dlaczego?

Po pierwsze ten model pracy zajmuje ogromną ilość czasu. Katalogowanie setek czy tysięcy faktur wymaga utworzenia rozbudowanego działu kadr, a nawet mimo zatrudnienia wybitnych specjalistów trzeba liczyć się z ryzykiem popełnienia błędów podczas pracy.

Elektroniczny obieg dokumentów ma szereg zalet

Katalogowanie dokumentów w wersji cyfrowej jest znacznie wygodniejszym sposobem obsługi działań firmy. W tym przypadku wiele czynności da się zautomatyzować. Katalogowanie, uzupełnianie standardowych formularzy, czy obsługę dokumentów pracowniczych, takich jak zwolnienia lekarskie można będzie archiwizować z pomocą kilku kliknięć. Elektroniczny obieg dokumentów zagwarantuje nam również stały dostęp do pełnej kartoteki z praktycznie dowolnego miejsca na Ziemi.

Do obsługi takiego systemu potrzeba mniejszej liczby osób, co może obniżyć koszty prowadzenia działalności. Elektroniczny obieg jest przy tym wyjątkowo bezpieczny – przy odpowiednio zaszyfrowanej bazie serwerowej ryzyko wykradzenia danych osobowych jest bardzo niskie. Opracowując konkretny schemat procesu, uwzględniający wszelkie możliwe przypadki zdarzeń, znacznie zmniejszamy również ryzyko powstania błędów procesowych.

Platforma Aurea – narzędzie, które warto mieć!

Zaawansowane narzędzia umożliwiają dziś tworzenie własnych elektronicznych procesów biznesowych, bez wsparcia działu IT. Dzięki zastosowaniu platformy typu low-code łatwo zaprojektować proces, który przykładowo będzie obsługiwał faktury. W ten sposób usprawnimy działania przedsiębiorstwa i znacznie przyspieszymy przepływ informacji.

Platforma Aurea udostępnia klientom wiele możliwości projektowania własnych aplikacji biznesowych. Dzięki rozbudowanemu panelowi Aurea Modeler łatwo skonfigurować proces działania z uwzględnieniem poszczególnych czynności i zadań, które każdy uczestnik procesu musi wypełnić. To proste narzędzie pomaga zaprojektować, kontrolować i w przyszłości edytować obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.