Omawiana firma, to instytucja publiczna wspierająca działanie państwa, społeczeństwa i podmiotów gospodarczych w działaniach związanych ze składaniem wniosków o dofinansowanie oraz płatności realizowanych w ramach tych wniosków, zawieranie umów oraz obsługa sprawozdawczości i raportowania. Dotychczas papierowe dokumenty były przetwarzane ręcznie – pisma wchodzące, wychodzące, przekazywanie spraw między działami według zadanego rozdzielnika, archiwizacja dokumentów. Firma szukała systemu do automatyzacji, usprawnienia i uproszczenia obsługi papierowych wersji wniosków wraz z możliwością automatyzacji procesu podejmowania decyzji (m.in. przez zastosowanie algorytmów walidacji danych). System miał być niezawodny i umożliwiać lepszą komunikację oraz wymianę danych między pracownikami.

Rozwiązanie oparte na systemie Aurea BPM pozwoliło zaprojektować oraz zaimplementować procesy obsługi wniosków o dofinansowanie oraz płatność, sprawozdawczości i raportowania wewnątrz organizacji. System Aurea BPM umożliwił rejestrowanie dokumentów wchodzących przez operatora ich weryfikację przez weryfikatora i akceptację przez zatwierdzającego. Ponadto użytkownicy obsługujący elektroniczne wersje dokumentów mają możliwość delegowania, eskalowania, komentowania i konsultowania dokumentów. Każdy dokument zarejestrowany w systemie jest zapisywany w dedykowanym rejestrze, w którym użytkownik ma możliwość śledzenia statusu dokumentów. System umożliwia dodawanie szablonów dokumentów do procesów w Aurea BPMN Modeler, dzięki czemu możliwe jest automatyczne generowanie dokumentacji. We wszystkich wdrożonych procesach zaimplementowane zostały złożone walidacje, które pozwoliły na sprawdzanie wartości liczbowych zawartych na formularzach oraz automatyczne ich wyliczenia.

Automatyzacja obsługi dokumentów oraz sprawozdań, skomplikowane algorytmy sprawdzające pozwoliły na skrócenie czasu podejmowania decyzji oraz wpłynęły na lepszą komunikację między uczestnikami procesu. Po wdrożeniu zmniejszone zostały koszty związane z papierową obsługą i archiwizacją dokumentów.