SafeHouse Sp. z o.o.

W sierpniu 2015 roku z sukcesem wdrożyliśmy system Archer DMS w firmie SafeHouse.

Firma SafeHouse świadczy kompleksowe usługi w zakresie archiwizowania dokumentacji, zarządza i przechowuje dokumentację, zajmuje się porządkowaniem dokumentacji oraz niszczeniem przeterminowanej dokumentacji.

Archer DMS znacznie pomógł w usprawnieniu działalności firmy oraz obsługi jej klientów. Zaawansowany moduł wyszukiwania wspiera zarówno Archiwistów firmy SafeHouse, jak i jej Klientów, którzy po wdrożeniu systemu bezproblemowo i błyskawicznie wyszukują żądane dokumenty. Po wyszukaniu dokumentów i dodaniu ich do zlecenia Klienci mają możliwość złożenia zlecenia, które może zawierać wiele pozycji, co zdecydowanie obniża czas, który Klient poświęca na składanie zamówień.

Po złożeniu zamówienia przez Klienta Archiwista otrzymuje maila, który informuje go, o tym, że złożono nowe zlecenie, które automatycznie dostępne jest na jego liście zleceń do obsługi. System pozwala na obsługę kliku zleceń jednocześnie, co zdecydowanie obniżyło czas ich realizacji, a ponadto znacznie poprawiło jakość świadczonych usług. System Archer DMS pozwala Klientowi śledzić status złożonego zlecenia oraz bezpośrednie pobranie załączonego skanu żądanego dokumentu jeszcze przed zakończeniem obsługi zlecenia przez Archiwistę. Po zakończeniu obsługi danego zlecenia Klient zostaje o tym poinformowany mailowo, oraz widzi jak zmienił się status złożonego przez niego zamówienia.

Ponadto wszystkie zakończone zlecenia zawierające skany dokumentów dostępne są dla uprawnionych osób w rejestrze zleceń. Dzięki czemu podczas ponownej chęci wykorzystania danego skanu możliwe jest jego błyskawiczne wykorzystanie nawet przez innego użytkownika, który posiada do tego uprawnienia.

Klienci firmy SafeHouse, którzy korzystają z systemu Archer DMS jako zaletę wskazali również to, że system pilnuje użytkowników w działaniu i np. nie pozwala wypożyczyć oryginału dokumentu, gdy ten jest już wypożyczony.

Po wdrożeniu systemu Archer DMS zaobserwowano skrócenie czasu obsługi zleceń od 30% do 60% dzięki automatycznemu pobieraniu i przekazywaniu aktualnych danych do systemu Archer DMS. Dodatkową korzyścią jest oszczędność papieru i urządzeń drukujących. Kolejnym atutem jest automatyzacja raportowania umożliwiająca pozyskanie w sposób automatyczny i natychmiastowy potrzebnych informacji na temat danego dokumentu/ zlecenia. Ponadto zaobserwowano automatyzację 40% czynności realizowanych wcześniej przez pracowników.

System Archer DMS wspiera przede wszystkim codzienną pracę Archiwistów, którzy wprowadzają nowe i aktualizują wcześniejsze spisy zdawczo-odbiorcze. Doprecyzowanie wymagań Archiwistów w stosunku do samego wprowadzania nowych dokumentów do spisów zdawczo- odbiorczych pozwoliły na znaczną automatyzację wprowadzania danych. System umożliwia Archiwistom dodawanie nowych Klientów, ich Pracowników i komórek organizacyjnych oraz pozwala na dodawanie nowych Archiwistów. Kolejnym atutem jest możliwość szybkiej aktualizacji wcześniej dodanych wersji Rzeczowych Wykazów Akt, która nie potrzebuje od początku jego przepisywania.

Dzięki systemowi obsługa dokumentów zarówno po stronie firmy SafeHouse, jak i jej Klientów stała się znacznie przyjemniejsza i mniej czasochłonna.

TOP