Omawiana instytucja publiczna to instytucja wspierająca działanie państwa, społeczeństwa i podmiotów gospodarczych w szeroko rozumianych działaniach służących bezpieczeństwu użytkowania urządzeń technicznych i ochronie środowiska. Papierowe dokumenty były przetwarzane ręcznie – pisma wchodzące, wychodzące, przekazywanie spraw między departamentami według zadanego rozdzielnika, archiwizacja dokumentów. Firma szukała systemu do automatyzacji, usprawnienia i uproszczenia obsługi dokumentów organizacji. System miał być niezawodny i umożliwiać lepszą komunikację oraz wymianę danych między pracownikami.

Rozwiązanie oparte na systemie Aurea BPM pozwoliło zaprojektować oraz zaimplementować procesy obsługi dokumentów wewnątrz organizacji – rejestrowanie dokumentów wchodzących oraz wychodzących, delegowanie, zatwierdzanie oraz archiwizacja dokumentów. System umożliwia dodawanie szablonów dokumentów do procesów w Aurea BPMN Modeler, używania elementów ‘Smart Items’ do wyboru użytkowników i dokumentów z poziomu formularza obsługi zadań, automatyczne wypełnianie szablonów dokumentów danymi z procesu i drukowanie gotowych dokumentów, uruchamianie procesu z poziomu strony WWW. W system zostało wbudowane zaawansowane repozytorium dokumentów przechowujące wszystkie dokumenty, umożliwiające ich bezpośrednie skanowanie do systemu oraz edycję i zapis on-line pozwala na ograniczenie czasu i kosztu obsługi dokumentu.

Automatyzacja obsługi dokumentów oraz spraw skróciła czas podejmowania decyzji oraz wpłynęła na lepszą komunikacją między uczestnikami procesu. Ograniczyła koszty związane z papierową obsługą i archiwizacją dokumentów.