Omawiana firma to lider w branży maszyn budowlanych. Zajmuje się sprzedażą, wynajmem i serwisem zarówno maszyn nowych jak i używanych. Na polskim rynku działa od 1997 roku i obecnie zatrudnia ponad 5000 pracowników. Miesięczny wolumen przetwarzanych faktur mieści się w przedziale od 6000-8000 dokumentów.

Za pomocą systemu Aurea zostały zbudowane dwie aplikacje składające się z wielu elementów  - modeli procesów biznesowych, formularzy, rejestrów danych, integracji z wieloma systemami zewnętrznymi. Obieg faktury kosztowej został zintegrowany z systemami OCR Datamolino i AWS Textract oraz systemem CRM dostarczającego dane kontrahentów. Model zakłada wielostopniowy opis merytoryczny oraz autoryzację na poziomie nawet pojedynczych pozycji faktury, a kończy się w dziale księgowym na księgowaniu dokumentu. System automatyzacji wysyłki faktur sprzedażowych zbiera dokumenty w jednym dedykowanym rejestrze i zapewnia ich automatyczną wysyłkę wraz z załącznikami uprzednio zdefiniowanym kanałem – e-mailem (integracja z MailGun) lub Envelo (integracja z modułem Poczty Polskiej).  Oba procesy są również gotowe do integracji z KSeF.

Wdrożenie systemu zarządzania procesami biznesowymi Aurea umożliwiło przyśpieszenie i monitoring działań związanych z obsługą faktur kosztowych oraz automatyzacją wysyłki faktur sprzedażowych. Centralnie zorganizowany system został udostępniony dla wszystkich pracowników umożliwiając dostęp do dokumentów z dowolnej lokalizacji w dowolnym czasie według określonych uprawnień. Dokładne zdefiniowanie przebiegu procesów oraz dopuszczalnych czasów realizacji poszczególnych zadań pozwala na monitorowanie i raportowanie zarówno liczby dokumentów jak i związanych z nimi kosztów obsługi oraz skuteczności ich dostarczania.

Pobierz PDF z opisem case study

Pobierz referencje