Omawiana instytucja publiczna opiekuje się świadectwami pamięci o królu Janie III i istniejącym od 1805 r. muzeum Stanisława Kostki Potockiego. Udostępniając je publiczności, nowocześnie edukuje o czasach obu patronów i kultywuje wartości tradycji staropolskiej. Kształtuje postawy obywatelskiej i patriotycznej odpowiedzialności za dziedzictwo narodowe kulturowe i przyrodnicze. W ramach swojej działalności instytucja prowadzi wiele zajęć edukacyjnych skierowanych dla różnych grup społecznych, w ciągu każdego roku prowadzi także wiele wystaw oraz wydarzeń takich jak koncerty oraz różne pokazy w swoich ogrodach. Wszystkie te działania wymagały koordynacji wielu pracowników z różnych działów oraz dużego zaangażowania kadry kierowniczej w celu koordynacji prac. Każde organizowane zdarzenie było projektem, którego prowadzenie wymagało kontroli środków pieniężnych oraz harmonogramowania zadań. Dotychczas używany system Xpertis nie był w stanie sprostać wszystkim wymaganiom stawianym przez pracowników Muzeum Pałacu Króla Jana III Sobieskiego w Wilanowie.

Za pomocą systemu Aurea został zbudowany system składający się z wielu elementów takich jak:

• Modele procesów biznesowych wraz z formularzami zadań
• Rejestry danych oraz dedykowane raporty
• Integracji systemami zewnętrznymi takimi jak:
  • Symfonia Kadry i Płace w celu integracji umów cywilno-prawnych oraz urlopów
  • Symfonia Finanse i Księgowość w celu integracji dokumentów kosztowych oraz kosztów delegacji
• Generowanie wielu rodzajów umów na podstawie szablonów MS Word z możliwością łączenia załączników do formatu PDF
• Zarządzanie pomysłami (PPZ - Pomysł Projekt Zadanie)
• Zarządzanie i monitorowania budżetów projektów
• Zarządzanie działaniami i zadaniami z projektów
• Zarządzanie i monitorowania planów zamówień publicznych

Automatyzacja obsługi dokumentów, walidacji danych oraz sprawozdań pozwoliły na skrócenie czasu podejmowania decyzji oraz wpłynęły na lepszą komunikację między uczestnikami procesu. Po wdrożeniu zmniejszone zostały koszty związane z papierową obsługą i archiwizacją dokumentów. Rejestry danych dla każdego z procesów pozwalają na szybki dostęp do danych oraz ich obsługę dla wszystkich uczestników procesów według zdefiniowanych uprawnień. Zarządzanie i monitorowania pomysłem, projektem i zadaniem pozwoliło na efektywne i sprawne wykorzystywanie budżetu oraz umożliwiło proste i przejrzyste prowadzenie zadań statutowych przez Muzeum Pałacu Jana III Sobieskiego w Wilanowie.

 

Pobierz PDF z opisem case study