Omawiana firma to instytucja obsługująca krajowe kolejowe przewozy pasażerskie. Firma zatrudnia ponad 8000 osób co stanowi duże wyzwanie dla działu Kadr przy obsłudze ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy pracowników. Posługiwanie się dokumentacją papierową przy składaniu wniosków stanowiła duży problem z uwagi na koszty materiałowe jak i pracownicze związane z koniecznością ręcznego wprowadzenia danych z wniosków do systemu płacowo kadrowego. Znaczne rozproszenie geograficzne zakładów instytucji generowały również problemy logistyczne związane z przewozem, kompletacją i archiwizacją dokumentów.

System Aurea BPM umożliwił szybkie (2 miesiące) wdrożenie grupy procesów HR dzięki mechanizmowi Modelera i instalacji bezpośredniej na środowisko docelowe. Przeprowadzenie prac poprzez prototypowanie pozwoliło w krótkim czasie zapewnić sprawdzoną funkcjonalność i osiągnąć spełnienie wymagań klienta. W ramach wszystkich procesów HR nastąpiła integracja z system płacowo-kadrowym zapewniając odejście od dublowania czynności wprowadzania danych (najpierw na wniosku, później w systemie PK).

Wdrożenie systemu zarządzania procesami biznesowymi Aurea BPM umożliwiło odejście od dokumentacji papierowej przy składaniu wniosków i zastąpienie jej elektronicznymi formularzami dostępnymi dla pracowników z poziomu przeglądarki internetowej. Centralnie zorganizowany system został udostępniony dla wszystkich pracowników umożliwiając dostęp do wniosków z dowolnej lokalizacji w dowolnym czasie. Dokładne zdefiniowanie przebiegu procesów oraz dopuszczalnych czasów realizacji poszczególnych zadań pozwala na monitorowanie i raportowanie zarówno liczby złożonych wniosków jak i związanych z nimi kosztów.