Omawiana instytucja publiczna to instytucja wspierająca działanie państwa, społeczeństwa i podmiotów gospodarczych w szeroko rozumianych działaniach służących bezpieczeństwu użytkowania urządzeń technicznych i ochronie środowiska. Wszystkie wykonywane procedury wykonywane były ręcznie zgodnie z dokumentacją. Papierowe dokumenty były przetwarzane ręcznie. Firma szukała systemu do automatyzacji, optymalizacji, udoskonalania procedury kwalifikacji podwykonawców oraz przechowywania danych o każdym z nich. System miał być niezawodny i umożliwiać lepszą komunikację oraz wymianę danych między pracownikami. System miał również zawierać wyszukiwarkę podwykonawców.

Rozwiązanie oparte na systemie Aurea BPM pozwoliło zaprojektować oraz zaimplementować proces kwalifikacji podwykonawców oraz stworzyć rejestr podwykonawców. System umożliwia dodawanie szablonów dokumentów do procesów w Aurea BPMN Modeler, używania elementów „Smart Items” do wyboru użytkowników i dokumentów z poziomu formularza obsługi zadań, automatyczne wypełnianie szablonów dokumentów danymi z procesu i drukowanie gotowych dokumentów, uruchamianie procesu z poziomu strony WWW. Baza podwykonawców oraz zaawansowana wyszukiwarka zawierająca funkcjonalności geolokalizacji oraz generowania wybranych zestawień zintegrowana z procesem kwalifikowania podwykonawców pozwala na ograniczenie czasu wyszukiwania danych.

Automatyzacja procedury kwalifikacji podwykonawców, zebranie danych podwykonawców w jednym rejestrze oraz automatyzacja generowania rejestru podwykonawców skróciła czas podejmowania decyzji oraz wykonywania poszczególnych kroków procedury i wpłynęła na lepszą komunikacją między uczestnikami procesu.